Akt notarialny jest dokumentem urzędowym zaświadczającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a dokładniej mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego określa ustawa. Pozostałe z kolei ustalają pomiędzy sobą strony zainteresowane. Sytuacje w jakich powinno dojść do podpisania aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje bezskutecznością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować?
Akt notarialny – co to jest i kto może go sporządzić?
Akt notarialny jest urzędowym zaświadczeniem, którego forma jest szczegółowo określana przez polskie prawo. Poświadcza on dokonania określonych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być poświadczone u notariusza z Łodzi, inne z kolei mogą, ale nie muszą chyba, że strony mają taką wolę. Kto może sporządzić taki akt? Zdecydowanie najczęściej akt notarialny przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich większych miastach jak Wrocław, Trójmiasto czy Szczecin, ale również niewielkich miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W wyjątkowych przypadkach sporządzenia aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Okazjonalnie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul.
Elementy z jakich musi się składać akt notarialny
To, jak powinien wyglądać akt notarialny i jak go przetrzymywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Ponadto musi on posiadać następujące elementy:
- data – dokładna data stworzenia aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, w której podpisano akt,
- dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane stron podpisujących akt notarialny – dokument powinien posiadać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli najważniejsza część aktu notarialnego, z podkreśleniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty pokazane przy podpisywaniu aktu,
- szczególne okoliczności – na wniosek stron w akcie można umieścić wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy podpisywaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obydwu stron,
- podpisy – niewątpliwie tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, i notariusza.
Jakie czynności wymagają sporządzenia aktu notarialnego?
Czynności wymienione przez polskie prawo, które koniecznie muszą być przypieczętowane przy pomocy aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
- umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Pozostałe czynności również mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak wygląda podpisanie aktu notarialnego?
Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i zrozumiałe sporządzenie aktu. Istotnym momentem przypieczętowania umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt nabył moc prawną notariusz powinien upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeśli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy dokument nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.
Oczywiście za napisanie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.
